Deel 1:

Alle voorbereidingen zijn belangrijk, geen twijfel, maar het gaat uiteindelijk om de inhoud. Alle (in)formaliteiten zijn uitgewisseld.

Hoe verder? Het is aan te raden reeds bij het begin van het gesprek de leiding daarvan te nemen, de touwtjes als het ware in handen te houden. Een geleidelijke overgang van de aanvangende “koetjes en kalfjes” naar de meer serieuze behandeling kan worden ingezet. Maak geen misplaatste semi-grappige opmerkingen. Niet iedereen houdt van onechte humor.

Een onduidelijk punt is de vraag of je eerst over jezelf inclusief jouw bureau of bedrijf begint of dat je juist de ander uitnodigt wat meer over zijn bedrijf te vertellen. In al mijn 6000+ gesprekken heb ik hierop geen goed antwoord kunnen vinden. Soms leg ik het punt gewoon op tafel: “Wilt U dat ik eerst wat over mijn achtergrond vertel zodat U enigszins weet aan wie U Uw informatie gaat geven of geeft U er de voorkeur aan om eerst zelf te beginnen?” Bescheidenheid en beleefdheid spelen hier dus een rol. Bij de een onbelangrijk, bij de ander juist wel, je weet maar nooit!

Jouw zakelijke introductieverhaal dient uiterst beknopt te zijn maar wel alle van belang zijnde informatie te bevatten. Overdrijf niet en benadruk ook niet dat jij of jouw bedrijf zo goed is want dat jij dat vindt zit in jouw komst ter plaatse begrepen. Wees wel duidelijk over achtergrond en ideeën, wellicht de missie. Stukje historie, eventueel  globaal de personele bezetting. Realiseer je, wellicht tot jouw teleurstelling, dat jouw informatie de ander slechts matig interesseert. Kom dus niet met een laptop aan waarop gekeken moet worden tenzij dat werkelijk in het kader van het gesprek noodzakelijk is. Blijf op de ander en vooral diens reactie letten. Als hij afgeleid gedrag vertoont heb je een min-punt gescored!

Deel 2:

Het is best lastig om een goed evenwicht te vinden tussen wat je wel en niet aan informatie vraagt van de gesprekspartner. Het komt immers al snel over als nieuwgierigheid. Toch is informatieverkrijging cruciaal voor het verdere gesprek.

Beperk je in ieder geval tot die vragen, die strikt nodig zijn voor een goede beeldvorming aangaande de aan te bieden diensten. Leg dat ook uit, zodat je niet als (hinderlijk) nieuwsgierig overkomt. Lastig is wel, dat de gesprekspartner soms niet alles paraat heeft. Zo in de trant van: “Daarvoor moet U bij mijn accountant zijn”. Vergeet niet, dat de ander een bedrijf runt, vaak uitsluitend op zijn product of handel is georiënteerd, kortom gewend is aan de praktijk “van alle dag”. Dit kan zelfs een van de redenen zijn waarom hij het gesprek is aangegaan. Houd hem met zachte hand bij de les.

Na deze eerste, dikwijls wat formele, rondgang wordt het tijd om op het bedrijf zelf in te gaan. De activiteiten zijn weliswaar al bekend, maar iedere ondernemer vertelt graag over zijn bedrijf. Een bedrijf is activiteit. Laat hem vertellen! Stel geen vragen anders dan om te laten zien dat je hem snapt of anderszins op de hoogte bent, bijv. van de marktsituatie. Echter: hij is aan zet en niet jij, dus rustig aan!

Als de ander iets dwars zit in bedrijfsverband zal hij dat veelal laten merken. Dat kan door het plaatsen van een negatieve opmerking of juist door het omzeilen van een belangrijk punt, het (te) kort afdoen daarvan. Een goed verstaander valt dat op. M.a.w. je moet luisteren naar wat hij niet zegt! Deze wijsheid heb ik van een oude leermeester van mij en heb ik dikwijls toegepast.

Dit wil overigens niet zeggen, dat je onmiddellijk het heikele punt moet oppakken of aanpakken. We constateerden immers dat het hem dwars zit en dan heeft hij het er niet graag over. Het kan echter belangrijk zijn om er meer van te weten.

Laat hem rustig verder praten, houd het punt voor jezelf vast. Kom erop terug als het moment daar is. Doe dat dan voorzichtig, met takt. Bottigheid is stoer maar komt meestal niet goed over.

Deel 3:

Inmiddels heeft niet alleen het gesprek zich wat betreft toonzetting en sfeer zich ontwikkeld, maar komt er ook steeds meer duidelijkheid. Er komt inzicht in wat er van jou wordt verwacht en er vindt feitelijk een constante toetsing plaats door de ander. Logisch en goed, maar wel iets om voortdurend attent op te zijn.

Even praktisch: veel mensen voelen zich negatief aangesproken als er woorden worden geuit die in hun opvatting vloeken zijn of in die richting wijzen. Het is volstrekt onnodig om mensen hiermee te choqueren. Gevoeligheden respecteren.

Bij een goed verlopend gesprek treedt enige ontspanning op. De eerste eieren zijn gelegd! Dit kan het moment zijn om de wat meer lastige vragen te stellen, punten aan de orde te brengen.

Ook komt het moment in zicht dat je moet beginnen over de mogelijkheden die jij te bieden hebt. Deze dienen vanzelfsprekend helemaal gericht te zijn op de inhoud van het gesprek, als het ware in een logische lijn daarvan te liggen. Mede en wellicht juist hierom is het van belang om de lead in het gesprek te hebben. Dan kan zo soepel mogelijk worden gekoerst.

Alvorens tot voorwaarden e.d. te komen is een kort en bondige inhoudelijke samenvatting gewenst. De gesprekspartner moet ondubbelzinnig kunnen constateren dat jij hebt gesnapt waar het hem om gaat. Anderzijds behoeft dat betoog niet lang te zijn, want alles is immers net verteld. Ook tijdens de samenvatting kunnen best nog opkomende, aanvullende, vragen worden gesteld. Geen dommigheden!

Vervolgens komt de belangrijke stap naar de werkwijze en de condities.