Het gesprek wordt beëindigd. Alles is immers gezegd en voorzover nodig uitgelegd, behandeld. Klaar dus! De offerte wordt toegezegd. Vergeet daarbij niet te vragen of de offerte wel naar het zaakadres gestuurd kan worden in verband met de discretie. Anders het privéadres. Dit geldt zowel voor de feitelijke post als voor email.

Het is raadzaam om de offerte zo spoedig mogelijk op te stellen. Verplicht jezelf daartoe! Dit heeft 2 voordelen:

  1. Je demonstreert de daadwerkelijke wens om de desbetreffende opdracht te verkrijgen;
  2. De woordkeuze sluit nog goed aan op de inhoud van het gesprek.

Ad 1: De gesprekspartner, nu dus de ontvanger van de offerte, zal het positief beoordelen als hij daags na de bespreking de offerte ontvangt. Het toont gretigheid die er best mag zijn. Mocht je in concurrentie liggen dan is een vergelijk door de gesprekspartner snel gemaakt. Niet zwaarwegend of bepalend, maar wel indicatief.

Ad 2: Wat wordt bedoeld met aansluitende woordkeuze? Het is een element in de offerte dat niet onmiddellijk zal worden opgemerkt maar toch een rol speelt. De gesprekspartner heeft zich tijdens de bespreking in diverse bewoordingen geuit. Iedereen heeft in zekere mate een eigen vocabulair. Dat is een mens nu eenmaal eigen. Probeer om daarop in te spelen, overigens zonder overdrijving. Dat bezorgt de gesprekspartner onwillekeurig, ongemerkt, een vertrouwd gevoel. Er zit als het ware een herkenningsfactor in. Als de offerte direct wordt opgesteld dan worden woorden, maar ook de sfeer waarin het gesprek plaatsvond, nog goed herinnerd, aangevoeld.

Net als tijdens de bespreking moet de offerte in alle opzichten duidelijk zijn. Mochten er na verkregen opdracht in het werktraject problemen ontstaan dan moet de offerte daarover duidelijkheid kunnen geven. Dit alles wil overigens niet zeggen dat de offerte een hardere toonzetting behoeft dan het gesprek. Laat het een met het ander in lijn liggen.

Ook hier een opmerking over de algemene voorwaarden. Sluit een exemplaar daarvan in of stuur die als email-bijlage mee. De gesprekspartner moet duidelijk kennis (kunnen) nemen van de inhoud van de algemene voorwaarden. Het is in juridisch opzicht onvoldoende om te verwijzen naar elders gedeponeerde voorwaarden. Ook op achterzijde gedrukte algemene voorwaarden moeten uitdrukkelijk worden vermeld. Dus niet zoals in het verleden: “onze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd….”.

Vergeet niet om een acceptatietermijn te vermelden en een te ondertekenen exemplaar bij te sluiten.